1suara.com Berita terbaru seputar teknologi
Selain Gmail, aplikasi Microsoft Outlook mungkin pernah Anda dengar namun jarang bahkan tidak pernah digunakan. Jika dibandingkan dengan Gmail, memang Microsoft Outlook belum sepopuler itu karena sebagian masyarakat masih awam.
Namun bagi kalangan pebisnis, aplikasi ini sering sekali digunakan karena memiliki banyak keunggulan daripada Gmail. Memang secara garis besar, Microsoft Outlook berfungsi layaknya email untuk mengirim, menerima, membaca pesan.
Lebih dari itu, aplikasi ini menyediakan berbagai fitur unggulan mulai dari informasi kontak, catatan, kalender, penjadwalan acara, dan sebagainya. Dengan adanya fitur tersebut, diharapkan penggunanya dapat mengoperasikan aplikasi multifungsi ini.
Apa Itu Aplikasi Microsoft Outlook?
Aplikasi Microsoft Outlook adalah aplikasi mail user yang digunakan untuk mengelola informasi pribadi dari pengirim Microsoft Office Suite. Disebut sebagai aplikasi user friendly dikarenakan pengguna dapat mengatur tempat penyimpanan file emailnya.
Pengguna dapat menyimpan file pesan email terkirim maupun diterima (sent and received) langsung ke device atau perangkat. Dengan begitu, kelebihan ini bisa dijadikan solusi alternatif mengenai masalah space email.
Terdapat 2 versi Microsoft Outlook. Pertama adalah Microsoft Outlook Express. Outlook Express merupakan versi kecil dari Outlook dan dirilis bersama Windows 98. Sekarang sudah diganti dengan Windows Mail dalam Windows Vista.
Sementara versi kedua adalah Microsoft Outlook yang dapat digunakan pada berbagai perangkat Windows. Jadi tidak hanya pada laptop, PC atau komputer, versi Microsoft Outlook juga bisa disambungkan ke smartphone penggunanya.
Uniknya, pada bulan Maret 2020 lalu, Microsoft kembali meluncurkan berbagai rangkaian fitur baru bagi pelanggan bisnis platform Tems. Salah satunya adalah aplikasi Microsoft Outlook untuk memaksimalkan fungsi lebih efisien dan terintegrasi.
Dengan begitu mampu mendorong para pelanggan bisnis Teams tersebut untuk menggunakan Outlook. Terlebih aplikasi ini bisa digunakan sebagai platform utama untuk obrolan perusahaan dan bisnis.
Fungsi Aplikasi Microsoft Outlook yang Jarang Diketahui
Sebelumnya telah dijelaskan bahwa fungsi dari Microsoft Outlook umumnya adalah media untuk mengirim, menerima, menulis pesan. Lebih dari itu, aplikasi ini menyajikan banyak kemampuan dan bisa disesuaikan dengan kebutuhan penggunanya.
Kecepetan dan keefisienan dalam proses pengiriman serta penerimaan pesan menjadi keunggulan dari Microsoft Outlook. Beberapa fungsi lain milik aplikasi Microsoft Outlook di antaranya sebagai berikut:
- Mampu mengirim dan menerima email dengan cepat.
- Mempu membaca email meskipun perangkat sedang dalam mode offline.
- Mampu memberikan keamanan email pada perangkat PC.
- Mampu membuat cadangan email pada perangkat PC.
- Untuk menyusun jadwal acara atau kegiatan penggunanya.
- Untuk menyusun dan mengatur address book (buku alamat).
Fitur-fitur yang Ada di Aplikasi Microsoft Outlook
Banyaknya pengguna dari kalangan pebisnis tidak lepas dari faktor fitur-fitur yang disediakan oleh Microsoft Outlook. Terdapat 4 fitur utama di dalamnya yaitu Mail, Contacts, Notes, Task & Calendar.
Fitur pertama dalam aplikasi Microsoft Outlook adalah Mail. Sesuai namanya, fitur ini digunakan untuk mengirim dan menerima pesan email secara langsung. Anda bahkan bisa membuka Outlook meskipun tanpa jaringan (offline).
Aplikasi ini menggunakan sistem folder yang memungkinkan untuk mengorganisasi pesan secara efisien. Bayangkan Anda mampu mengakses banyak pesan maupun lampiran banyak dalam satu tempat secara mudah dan terorganisir.
Kelebihan lainnya adalah ketika Anda mengetik pesan dan di dalamnya mengandung kata-kata lampiran namun tidak menyertakan lampirannya. Selanjutnya, Microsoft Outlook akan mengingatkan karena mungkin lupa melampirkan file lampiran.
Dengan fitur canggih ini, setiap penggunanya dapat menghentikan proses pengiriman terlebih dahulu. Setelah itu melampirkan file tertinggal kemudian dikirim ulang.
- Contacts
Fitur aplikasi Microsoft Outlook selanjutnya adalah Contacts. Digunakan untuk menyimpan informasi kontak orang yang Anda kenal, mulai dari teman, mitra bisnis, rekan kerja, dan sebagainya.
Selain itu, Anda dapat mengabaikan percakapan tertentu yang dirasa tidak terlalu penting. Mungkin Anda pernah bekerja pada perusahaan tertentu, kemudian salah satu rekan menambahkan kontak Anda ke daftar distribusi tanpa sepengetahuan.
Daripada menghapus satu per satu pesan dari kontak tersebut, maka solusinya adalah “Abaikan” seluruh percakapan. Nantinya Microsoft Outlook akan memasukkannya ke folder item “Dihapus” tapi harus melewati Kotak Masuk terlebih dahulu.
- Notes
Fitur berikutnya yaitu Notes. Digunakan untuk mencatat berbagai hal sesuai keinginan penggunanya secara digital. Anda dapat memanfaatkan Notes sebagai pengingat, pengganti catatan pribadi, memo, dan sebagainya.
Salah satu fitur dalam Microsoft Outlook ini menjamin penggunanya agar tidak melewatkan pesan penting. Anda bisa menampilkan sekaligus melacak tugas bahkan mengaktifkan pengingatnya.
Manfaatkan nota kertas versi elektronik ini untuk menulis pertanyaan, ide, pengingat, dan catatan penting lainnya yang ingin ditulis. Bahkan notes tersebut dapat dibiarkan terbuka ketika layar sedang bekerja.
Dengan begitu, akan memudahkan penggunanya saat ingin menyimpan informasi yang mungkin dibutuhkan di kemudian hari. Pengguna bisa menkustomisasikan catatan agar lebih mudah menata, menemukan, mengubah, dan membaca catatan tersebut.
- Task & Calendar
Fitur aplikasi Microsoft Outlook berikutnya yaitu Task & Calendar. Fitur ini memungkinkan untuk mengatur berbagai keperluan aktivitas harian penggunanya. Anda dapat memanfaatkan Task & Calendar sebagai pengingat untuk mengatur jadwal kegiatan.
Membuat tugas Outlook di One Note memiliki kelebihan berupa penambahan tag catatan. Tag catatan sendiri sangat berguna untuk membuat daftar kerja atau sekadar menandai beberapa item penting.
Penggunanya bisa membuat tag item tindakan dalam catatan rapat dalam One Note namun tag tersebut tidak akan muncul di Outlook. Pengguna dapat menandai tugas yang sudah diselesaikan tersebut di One Note.
Dengan catatan One Nite dan Outlook tersebut sudah disinkronisasikan. Jika memberikan centang pada semua catatan tugas yang sudah selesai, maka nantinya Outlook juga akan menghapusnya dari daftar tugas.
Kelebihan dan Kekurangan Menggunakan Aplikasi Microsoft Outlook
Walaupun dibekali berbagai fitur-fitur canggih, tentu setiap aplikasi tetap memiliki kelebihan dan kekurangan. Microsoft sendiri telah membagi fungsi maupun penggunaan pada setiap aplikasi yang mereka buat.
Sehingga penggunanya tidak hanya mengandalkan satu aplikasi Microsoft saja. Berikut poin-poin kelebihan dan kekurangan dari aplikasi Microsoft Outlook.
- Kelebihan
- Memiliki interface/tampilan user friendly (ramah pengguna).
- Perlindungan lanjutan.
- Dapat terhubung ke media sosial penggunanya.
- Melihat dan mengedit dokumen Microsoft Office yang telah diintegrasikan dengan layanan One Drive.
- Kapasitas penyimpanan One Drive gratis adalah 5GB (dapat diupgrade menjadi 1TB).
- Kapasitas penyimpanan email versi gratis 15GB (dapat diupgrade menjadi 50GB).
- Menggunakan sistem pembersih spam yang baik.
- Mampu memisahkan email masuk sesuai kategori yang diinginkan penggunanya.
- Dapat disinkronisasikan dengan smartphone penggunanya.
- Kekurangan
- Tersedia dalam versi gratis dengan kapasitas One Drive 5GB. Versi premium bisa mencapai 1TB dengan tambahan fitur-fitur premium lainnya.
Sama seperti aplikasi pada umumnya, Outlook tentunya juga memiliki kelebihan dan kekurangannya sendiri. Meskipun ada versi berbayar, Anda tetap dapat memaksimalkan fungsi dari berbagai fitur aplikasi Microsoft Outlook versi gratis.